1 Wie we zijn

PantrySnap is een product van Helixons Engineering B.V., gevestigd in Capelle aan den IJssel. Helixons Engineering B.V. is de verwerkingsverantwoordelijke (data controller) voor de persoonsgegevens die worden verzameld via de PantrySnap-app.

Je huishouden — jij en de leden met wie je een voorraadkast deelt — is de basiseenheid van de app: de meeste gegevens (voorraad, boodschappenlijst, besparingen) worden gedeeld binnen dat huishouden, niet publiekelijk.

2 Welke gegevens we verzamelen

We verzamelen alleen wat nodig is om de app te laten werken:

3 Foto's, barcodes & AI

Als je een product, barcode of kassabon scant, wordt de foto gebruikt om tekst en productinformatie te herkennen (via Google Cloud Vision) en om het product automatisch in de juiste categorie in te delen (via Gemini, het AI-model van Google, gehost op Google Vertex AI). Deze foto's worden verwerkt om het herkenningsresultaat te genereren en niet apart door ons bewaard — alleen het eindresultaat (productnaam, merk, categorie, prijs) wordt in je voorraad opgeslagen. Als je zelf een productfoto toevoegt, wordt die wél bewaard zodat je hem in je voorraadlijst ziet.

• Alleen in de EU: we gebruiken de Europese diensten van Google Cloud Vision en Gemini (in Nederland). Je kassabon verlaat de EU niet.
• Geen AI-training: Google gebruikt je foto's en bonnen niet om AI-modellen te trainen, en wij ook niet.
• Niet bewaard: een bonfoto bestaat alleen tijdens het scannen in het geheugen van onze server. Daarna is hij weg.
• Houdbaarheidsdatums zijn schattingen op basis van gangbare bewaartijden. Kijk altijd ook op de verpakking.

Voordat we voor het eerst een foto van een kassabon versturen, vragen we je om toestemming. Zonder die toestemming wordt er geen kassabon naar Google gestuurd. Je kunt je toestemming altijd intrekken via Instellingen → Kassabon scannen met AI.

4 Waarom we deze gegevens gebruiken

• Om de app te laten werken: je voorraad, boodschappenlijst en huishouden bijhouden en synchroniseren tussen huisgenoten.
• Om verspilling inzichtelijk te maken: je besparingsoverzicht en badges berekenen.
• Om PantrySnap Plus te leveren: bij Google Play of de App Store controleren dat je aankoop echt is en nog loopt, en Plus aanzetten voor het huishouden waarvan jij eigenaar bent.
• Voor herinneringen: pushmeldingen over producten die bijna verlopen, als je dat hebt aangezet.
• Om de app makkelijker en prettiger te maken: gebruiksstatistieken, alleen als je daar toestemming voor geeft (zie hieronder). Foutmeldingen worden alleen op je eigen toestel bewaard en niet naar ons verstuurd.

We plaatsen geen advertenties en gebruiken geen advertentiesoftware. Voor gebruiksstatistieken gebruiken we Microsoft Clarity en Google Analytics for Firebase, en alleen met jouw toestemming.

Op welke grondslag

• Uitvoering van de overeenkomst: je account, voorraad, boodschappenlijst, huishouden, het scannen van bonnen en je aankopen van PantrySnap Plus. Zonder deze gegevens werkt de app niet.
• Toestemming: pushmeldingen, gebruiksstatistieken via Microsoft Clarity en Google Analytics, en de pseudonieme code in onze serverlogs. Je kunt toestemming altijd intrekken.
• Gerechtvaardigd belang: technische gegevens en anonieme serverlogs, om de dienst veilig en werkend te houden.

5 Waar gegevens worden verwerkt

Je account, voorraad, boodschappenlijsten, huishouden en productfoto's staan in een datacenter van Google Cloud in Nederland (regio europe-west4). Ook onze server en de AI-herkenning van kassabonnen draaien daar, of elders in de EU.

Een paar dingen kunnen buiten de Europese Economische Ruimte (EER) worden verwerkt:

• pushmeldingen, die via Firebase Cloud Messaging van Google naar je toestel gaan;
• gebruiksstatistieken (alleen met toestemming) bij Microsoft Clarity en Google Analytics;
• e-mails die je naar support stuurt (Google Workspace);
• toegang door Google voor beheer en ondersteuning, in uitzonderingsgevallen.

Daarvoor gelden de EU-standaardcontractbepalingen, en Google en Microsoft zijn aangesloten bij het EU-VS Data Privacy Framework. Zo houden je gegevens hetzelfde beschermingsniveau.

6 Delen met derden

We verkopen jouw gegevens nooit. We werken samen met:

Google verwerkt de gegevens in onze opdracht (als verwerker). Microsoft treedt voor Clarity op als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke: Microsoft bepaalt zelf mede hoe het deze gegevens gebruikt, volgens de privacyverklaring van Microsoft. Daarom vragen we er vooraf toestemming voor.

Koop je PantrySnap Plus, dan betaal je aan Google of Apple. Zij verwerken je betaalgegevens als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke, volgens hun eigen privacybeleid. Wij vragen bij hen alleen op of je aankoop geldig is.

7 Bewaartermijn

We bewaren je gegevens zolang je account actief is. Verwijder je je account (zie hieronder), dan verwijderen we je persoonlijke gegevens binnen 30 dagen, behalve wanneer we iets wettelijk langer moeten bewaren. Dat geldt ook voor je aankoopgegevens. Google en Apple bewaren hun eigen gegevens over de betaling volgens hun eigen beleid.

• Kassabonfoto's: niet bewaard (zie hoofdstuk 3).
• Teller van AI-bonscans: begint elke maand opnieuw.
• Toestel-token voor pushmeldingen: verdwijnt als je uitlogt, de app verwijdert of je account verwijdert.
• E-mails aan support: zolang nodig om je vraag af te handelen.

Gebruiksstatistieken bewaren we korter: afgeschermde weergaven in Microsoft Clarity maximaal 30 dagen, tenzij we een opname markeren om te analyseren (dan maximaal 9 maanden), samengevatte statistieken (zoals heatmaps) maximaal 9 maanden, Google Analytics 2 maanden, en onze serverlogs 30 dagen. Deze gebruiksstatistieken verdwijnen vanzelf na de genoemde termijnen, ook als je je account verwijdert. Op verzoek laten we je gegevens in Google Analytics eerder verwijderen; bij Microsoft Clarity kan dat niet per persoon.

8 Jouw rechten & account verwijderen

Onder de AVG/GDPR heb je het recht om:

• Inzage te krijgen in je gegevens;
• Onjuiste gegevens te laten corrigeren;
• Je gegevens te laten verwijderen;
• Je gegevens in een overdraagbaar formaat te ontvangen;
• Bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
• Je toestemming op elk moment in te trekken;
• Een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wil je een kopie van je gegevens, of iets laten aanpassen? Mail naar support@pantrysnap.com. We reageren binnen 30 dagen, gratis, en sturen je gegevens in een gangbaar, leesbaar formaat (JSON). Om je gegevens te beschermen kunnen we vragen of je mailt vanaf het e-mailadres van je account.

Heb je de app niet meer? Mail dan vanaf het e-mailadres van je account naar support@pantrysnap.com met als onderwerp “Account verwijderen”. We verwijderen je account en persoonlijke gegevens dan binnen 30 dagen, op dezelfde manier als hierboven.

9 Kinderen

PantrySnap is niet gericht op kinderen jonger dan 16 jaar. We verzamelen niet bewust gegevens van kinderen onder deze leeftijd.

10 Beveiliging

Wachtwoorden worden gehasht opgeslagen (nooit in leesbare vorm), verkeer tussen de app en onze servers loopt via versleutelde verbindingen (HTTPS), opgeslagen gegevens zijn versleuteld, en toegang tot de database is beperkt tot onze backend-diensten. Leden van een huishouden zien alleen de gegevens van hun eigen huishouden, en limieten op het scannen beschermen de dienst tegen misbruik.

11 Wijzigingen in dit beleid

We kunnen dit beleid bijwerken naarmate de app zich ontwikkelt. Belangrijke wijzigingen melden we ten minste 30 dagen van tevoren in de app. Bovenaan staat altijd de datum van de laatste versie.

1 Who we are

PantrySnap is a product of Helixons Engineering B.V., based in Capelle aan den IJssel, the Netherlands. Helixons Engineering B.V. is the data controller for personal data collected through the PantrySnap app.

Your household — you and the members you share a pantry with — is the app's basic unit: most data (inventory, shopping list, savings) is shared within that household, not made public.

2 Data we collect

We only collect what's needed to make the app work:

3 Photos, barcodes & AI

When you scan a product, barcode or receipt, the photo is used to recognize text and product details (via Google Cloud Vision) and to automatically sort the product into the right category (via Google's Gemini AI model, hosted on Google Vertex AI). These photos are processed to generate that result and are not separately retained by us — only the final result (product name, brand, category, price) is stored in your inventory. If you add a product photo yourself, that photo is kept so it shows up in your inventory list.

• EU only: we use the European services of Google Cloud Vision and Gemini (in the Netherlands). Your receipt doesn't leave the EU.
• No AI training: Google doesn't use your photos and receipts to train AI models, and neither do we.
• Not kept: a receipt photo only exists in our server's memory while it's being scanned. After that it's gone.
• Expiry dates are estimates based on typical storage times. Always check the packaging too.

Before we send a receipt photo for the first time, we ask for your permission. Without it, no receipt is sent to Google. You can withdraw your permission at any time in Settings → Scan receipts with AI.

4 Why we use this data

• To run the app: track and sync your inventory, shopping list and household between housemates.
• To show your impact: calculate your savings overview and badges.
• To provide PantrySnap Plus: check with Google Play or the App Store that your purchase is genuine and still active, and turn on Plus for the household you own.
• To remind you: push notifications about soon-to-expire products, if you've enabled them.
• To make the app easier and nicer to use: usage statistics, only if you consent (see below). Crash logs are kept on your own device only and are not sent to us.

We show no advertising and use no advertising software. For usage statistics we use Microsoft Clarity and Google Analytics for Firebase, and only with your consent.

Legal basis

• Performance of the contract: your account, inventory, shopping list, household, receipt scanning and your PantrySnap Plus purchases. The app can't work without this data.
• Consent: push notifications, usage statistics via Microsoft Clarity and Google Analytics, and the pseudonymous code in our server logs. You can withdraw consent at any time.
• Legitimate interest: technical data and anonymous server logs, to keep the service secure and working.

5 Where data is processed

Your account, inventory, shopping lists, household and product photos are stored in a Google Cloud data center in the Netherlands (region europe-west4). Our server and the AI recognition of receipts run there too, or elsewhere in the EU.

A few things may be processed outside the European Economic Area (EEA):

• push notifications, which Google's Firebase Cloud Messaging delivers to your device;
• usage statistics (only with consent) at Microsoft Clarity and Google Analytics;
• emails you send to support (Google Workspace);
• access by Google for operations and support, in exceptional cases.

EU Standard Contractual Clauses apply to this, and Google and Microsoft participate in the EU-US Data Privacy Framework, so your data keeps the same level of protection.

6 Sharing with third parties

We never sell your data. We work with:

Google processes the data on our behalf (as a processor). For Clarity, Microsoft acts as an independent controller: Microsoft itself also determines how it uses this data, under the Microsoft Privacy Statement. That is why we ask for your consent first.

When you buy PantrySnap Plus, you pay Google or Apple. They process your payment details as an independent controller, under their own privacy policies. We only ask them whether your purchase is valid.

7 Retention period

We keep your data for as long as your account is active. If you delete your account (see below), we delete your personal data within 30 days, except where we're legally required to keep something longer. This includes your purchase records. Google and Apple keep their own payment records under their own policies.

• Receipt photos: not kept (see section 3).
• AI receipt scan counter: starts over every month.
• Device token for push notifications: removed when you log out, uninstall the app or delete your account.
• Emails to support: as long as needed to handle your question.

Usage statistics are kept for less time: masked views in Microsoft Clarity for up to 30 days, unless we mark a recording for analysis (then up to 9 months), aggregated statistics (such as heatmaps) for up to 9 months, Google Analytics for 2 months, and our server logs for 30 days. These usage statistics expire on their own after the periods above, also if you delete your account. On request we have your Google Analytics data deleted sooner; for Microsoft Clarity that isn't possible per person.

8 Your rights & deleting your account

Under GDPR you have the right to:

• Access your data;
• Have inaccurate data corrected;
• Have your data deleted;
• Receive your data in a portable format;
• Object to certain processing;
• Withdraw your consent at any time;
• Lodge a complaint with the Dutch Data Protection Authority.

Want a copy of your data, or something changed? Email support@pantrysnap.com. We respond within 30 days, free of charge, and send your data in a common, readable format (JSON). To protect your data, we may ask you to email us from your account's email address.

No longer have the app? Email support@pantrysnap.com from your account's email address with the subject “Delete account”. We'll delete your account and personal data within 30 days, the same way as described above.

9 Children

PantrySnap is not directed at children under 16. We do not knowingly collect data from children under this age.

10 Security

Passwords are stored hashed (never in plain text), traffic between the app and our servers runs over encrypted connections (HTTPS), stored data is encrypted, and database access is restricted to our backend services. Household members only see their own household's data, and scan limits protect the service against abuse.

11 Changes to this policy

We may update this policy as the app evolves. We announce material changes in the app at least 30 days in advance. The date of the latest version is always shown at the top.